50 dossiers de financement contrôlés en 7 minutes chacun au lieu d’une heure
Un financeur public renvoie 50 dossiers d’apprentissage et 270 demandes de correction. Un audit automatisé en 7 étapes contrôle chaque dossier en 7 min environ.
Situation
Un financeur public de la formation renvoie 50 dossiers d’apprentissage avec un courrier de relance : 270 demandes de correction au total, et une date limite de renvoi.
Chaque dossier réunit plusieurs pièces : l’ancien et le nouveau CERFA du contrat, la convention, le calendrier de formation et le courrier du financeur. Contrôlé à la main, un dossier demande environ une heure, soit 50 heures pour l’ensemble.
Approche
- Inventaire : les pièces de chaque dossier sont lues (pypdf) et classées, les manquantes signalées.
- Contrôle : chaque dossier passe une grille d’audit de 82 contrôles, révisée 25 fois au fil des cas.
- Demandes du financeur : chacune est vérifiée, une par une, dans les nouvelles pièces.
- Comparaison : l’ancien et le nouveau CERFA sont confrontés champ par champ.
- Date de début : la date de début de formation est confrontée aux preuves de démarrage.
- Contre-vérification : un second agent relit les conclusions avec un regard sceptique.
- Restitution : une note de cohérence par dossier (pandoc) et un classeur de revue en 3 onglets.
Impact
Résultats opérationnels
- Une note de cohérence par dossier et un classeur de revue en 3 onglets.
- Les dossiers classés en trois groupes : 13 déposables après une confirmation visuelle, 19 à corriger d’abord, 8 incomplets.
- Les demandes du financeur non traitées repérées une par une.
Résultats chiffrés
- 1 h → 7 minde contrôle par dossier
- 40 / 50dossiers audités
- 270demandes du financeur vérifiées une par une
- 39 %des demandes non ou partiellement traitées (107 sur 270)
- 57 %des dossiers avec une date de début à problème (23 sur 40)
- 42 %des dossiers sans preuve de démarrage (17 sur 40)
- 82contrôles dans la grille d’audit
- 7étapes par dossier
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