Le reporting commercial de la semaine en 15 minutes au lieu de 6 heures
Les rapports hebdomadaires de 3 services commerciaux, montés à la main en 6 h, produits en 15 min par PowerShell et Python : 17 graphiques par semaine.
Situation
Chaque semaine, la direction et les managers suivent l’activité de 3 services commerciaux : 5 chargés d’entreprise, 2 conseillers en formation et 2 conseillers en insertion professionnelle, répartis sur 2 sites.
Les chiffres sont dispersés : un fichier Excel par conseiller sur SharePoint, et les exports CSV du logiciel de gestion des formations, un par site. D’avril à octobre 2023, les rapports sont montés à la main chaque semaine, pour environ 6 heures de travail.
Approche
- Collecte : un script PowerShell (module PnP) télécharge les fichiers Excel des conseillers depuis SharePoint.
- Préparation : Python (pandas) fusionne ces fichiers avec les exports CSV des 2 sites et ne garde que la semaine écoulée.
- Calcul : appels passés, offres d’emploi collectées par source, rendez-vous fixés et planifiés par conseiller, croisés avec les présences et les préinscriptions.
- Contrainte : les journaux de la téléphonie, protégés par une double authentification, restent hors du périmètre ; les appels sont comptés depuis les fichiers des conseillers.
- Restitution : 17 graphiques générés (matplotlib), prêts à diffuser.
Impact
Résultats opérationnels
- Le rapport part chaque semaine à la direction et aux managers, jusqu’à fin 2024.
- Les mêmes indicateurs pour chaque conseiller, comparables d’une semaine à l’autre.
- En février 2024, deux personnes de plus ajoutées au rapport.
Résultats chiffrés
- 6 h → 15 minpour le reporting de la semaine
- −96 %de temps passé sur le reporting
- 17graphiques produits chaque semaine
- 9conseillers suivis, sur 3 services et 2 sites
- 7 semainesde développement, du 16 octobre au 2 décembre 2023
- 13 moisen service, jusqu’à fin 2024
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